Was sind KI-Agenten im Unternehmen?

Ein KI-Agent im Unternehmen verarbeitet ein Ziel über mehrere Arbeitsschritte, nutzt freigegebene Quellen und bereitet ein Ergebnis für die zuständige Person vor.

Der Begriff wird durch den Arbeitsablauf konkret

Ein Chatfenster kann eine Antwort formulieren, ohne den Auftrag, den aktuellen Datensatz oder die Berechtigung des Empfängers zu kennen. Ein betrieblicher KI-Agent arbeitet innerhalb eines abgegrenzten Vorgangs. Er kennt die zugelassenen Quellen, die relevanten Regeln, den Eigentümer des Vorgangs und den Punkt, an dem eine Prüfung erforderlich ist.

Bei einer Bestellung kann der Eingang aus Text, Sprachnachricht, Foto und PDF bestehen. Der Agent führt die Angaben zusammen, markiert fehlende Positionen und bereitet einen Auftragsentwurf vor. Bei einer Rechnung liest er Felder aus dem Dokument, gleicht sie mit dem bekannten Kontext ab und legt eine Prüfgrundlage mit dem Originalbeleg an. Die Leistung liegt in der Folge von Arbeitsschritten, nicht in der Bezeichnung allein.

Was Queli Makra dabei vorbereitet

Queli Makra ist eine operative Ebene für bestehende Arbeitsmittel. In diesem Rahmen kann Makra Datensätze, Aufgaben, Entwürfe, Klassifikationen, Erinnerungen, Berichte und Ausnahme-Warteschlangen vorbereiten. Quellen, angewandte Regeln, Zuständigkeit und Bearbeitungsstatus bleiben mit dem Ergebnis verbunden.

Der KI-Agent arbeitet innerhalb eines konkret beschriebenen Makra-Arbeitsablaufs. Ein solcher Ablauf kann mit E-Mail, WhatsApp, PDF, Excel, ERP, CRM, Buchhaltung oder Dateien beginnen. Welche Anbindung und welche Felder verfügbar sind, wird pro System, Berechtigung und Datenabgrenzung bestätigt.

Ein solcher Agent braucht außerdem einen Zustand: neu eingegangen, in Prüfung, wartet auf Information, freigegeben oder zurückgestellt. Ohne diese Zustände bleibt unklar, ob eine Antwort nur ein Vorschlag ist oder bereits in den operativen Bestand gelangt. Die Zuständigkeit für jeden Übergang gehört deshalb in die Prozessdefinition.

Wann der Agent an eine Person übergibt

Fehlende Daten, widersprüchliche Quellen, eine unsichere Klassifikation oder eine finanzielle beziehungsweise regulatorische Folge gehören in eine Ausnahme zur Prüfung. Die verantwortliche Person sieht den Nachweis und entscheidet über den nächsten Schritt. Das kann die Finanzprüfung eines Rechnungsentwurfs, die Freigabe einer Intrastat-Zuordnung oder die Behandlung einer sensiblen Forderung sein.

Ein Automotive-Teileunternehmen reduzierte die Rechnungsverarbeitungszeit um 98 Prozent; ein Import-/Export-Unternehmen bearbeitet mehr als 60 tägliche Nachfassvorgänge ohne Tabellen. In beiden Fällen hat der Agent eine klar definierte Aufgabe, bekannte Quellen, einen Ausnahmeweg und eine verantwortliche Person.